Continu verbeteren in teams: PDCA

feb 22, 2017 | Bakkerswereld | 0 Reacties

Een bredere methode dan 5G is de PDCA (Plan-Do-Check-Act) methode. Deze heeft ook de implementatie, controle en borging van de oplossingen in zich. In continu verbeteren wordt deze methode ook wel Small Group Activities genoemd.

De 8 stappen die in de PDCA methode worden doorlopen zijn:

PDCA methode

Een mooi voorbeeld is dat tijdens een vorstperiode de deegbollen in de bollenkast aandrogen.

1. Probleemstelling
Ga als team naar de plaats waar het probleem zich voordoet en observeer het probleem goed. Verzamel vervolgens bij het probleem feiten en cijfers. Aannames van de mogelijke oorzaak zitten in stap drie. Is het verlies dat dit probleem geeft ook in euro’s uit te drukken? Bekijk ook wat de gewenste situatie is en maak veel foto’s. Deze helpen in een later stadium om terug te kijken.

2. Doel vaststellen
Bepaal als team het doel dat gehaald moet worden. Maak het niet te groot en een hulpmiddel kan zijn om het doel SMART te formuleren. SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De voorwaarde voor succes is dat wel alle teamleden achter het doel staan.

3. Probleem analyse
Om de oorzaak van het probleem te achterhalen is een goede probleemanalyse nodig, anders bestaat de kans dat de verkeerde oplossing wordt gekozen. Het is mogelijk dat er meerdere oorzaken achter het probleem liggen. Gebruik de technieken als visgraatdiagram, 5X waarom en Pareto-analyse. Heb je als team nog twijfel, schroom er niet voor om een specialist in te schakelen.

4. Oplossingen bepalen
Als de probleemanalyse goed is doorlopen, is het bepalen van de oplossing een stuk gemakkelijker. Starten met een brainstorm is nuttig om alle mogelijkheden te onderzoeken en niets uit te sluiten.
Creativiteit helpt enorm in deze fase, want met slimme aanpassingen die niet duur zijn is al veel te bereiken. Dus kies de eenvoudige oplossing, niet de perfecte en hou de voedselveiligheidsrisico’s in de gaten.

5. Invoeringsplan maken
Maak een overzicht met daarin de stappen die genomen worden, zet erbij wie wat doet en wanneer elke stap gereed moet zijn. In het computerprogramma Excel zijn mooie overzichten te maken, waardoor het project ook overzichtelijk blijft. Je kunt er ook foto’s importeren.

6. Plan implementeren
Als het plan alleen de bakkerij betreft, is geen brede implementatie nodig. Maar bij meer mensen is het van belang dat alle betrokken ingelicht worden. Wees duidelijk in de doelen die gehaald moeten worden, wat er de oplossingen zijn en welke tijdstrajecten eraan hangen. Gebruik eventueel ook beeldmateriaal en benoem één aanspreekpunt. Gebruik tijdelijke proceslijsten of werkinstructies om de nieuwe werkwijze te beschrijven.

7. Effect meten
De oplossing is geïmplementeerd en na twee of drie maanden is het zinvol om te kijken of de doelen gerealiseerd zijn. Bij de data die zijn verzameld in stap drie, zijn daarbij verbeteringen zichtbaar? Zijn de doelen gehaald dan kun je van een succes spreken en dus met elkaar vieren. Zijn de resultaten slechts een tijdje goed geweest of zijn de doelen niet gerealiseerd? Dan terug naar stap drie, want er is iets over het hoofd gezien.

8. Standaardiseren
Om te voorkomen dat er dubbel werk moet worden gedaan, zit de standaardisering in stap acht. Wat moet worden opgenomen in proceslijsten, werkinstructies of afsprakenlijsten? Zijn de mensen voldoende opgeleid en moeten er aanpassingen worden gedaan met betrekking tot voedselveiligheid?

Met het acht stappenplan is de volledige PDCA cyclus doorlopen en het probleem voorgoed opgelost!

Peter Ruiter

Cadansinterim

Cadansinterim

Cadansinterim is opgericht door Peter Ruiter en biedt als interim manager oplossingen voor voedingsmiddelen producenten.