Continu verbeteren: 5X waarom? (Five Times Why)

feb 23, 2017 | Bakkerswereld | 0 Reacties

Eén van de valkuilen bij continu verbeteren is dat de bron van problemen niet wordt aangepakt, maar de gevolgen. Effect daarvan is dat het probleem steeds blijft terugkeren.

De methode 5X waarom is een eenvoudig maar effectief hulpmiddel om de werkelijke oorzaak van het probleem te achterhalen.

5 times why

Twee voorbeelden om de techniek duidelijk te maken:
Het Lincoln Memorial in Washington D.C. moest regelmatig gereinigd worden. De bezoekers konden tijdens de reiniging het Lincoln Memorial niet bezoeken. Om de werkelijke oorzaak van het probleem te achterhalen is er een 5X waarom toegepast:
1. Waarom is het Lincoln Memorial gesloten? Voor het reinigen van het beeld.
2. Waarom is het nodig om het monument te reinigen? Er is vervuiling van uitwerpselen door duiven.
3. Waarom zijn er duiven in het monument? Duiven houden van het eten van spinnen.
4. Waarom zijn er spinnen in het Lincoln Memorial? Spinnen houden van het eten van motten.
5. Waarom zijn er motten in het Lincoln Memorial? Motten worden aangetrokken door de verlichting dat wordt gebruikt om het Lincoln Memorial te verlichten.
Oplossing was om de verlichting aan te passen naar een soort waar de motten niet op af kwamen.

Het kan natuurlijk ook kleiner met een praktijkvoorbeeld uit een bakkerij waarbij de kneder kapot gegaan was en er een goede analyse werd gedaan:
1. Waarom is de kneder kapot gegaan? De motor is vastgelopen.
2. Waarom is de motor vastgelopen? Er zat geen olie meer in.
3. Waarom zat er geen olie meer in? De motor heeft geen onderhoud gehad.
4. Waarom heeft de motor geen onderhoud gehad? De monteur heeft geen opdracht gekregen.
5. Waarom heeft de monteur geen opdracht gekregen? We hebben geen onderhoudscontract voor de kneders.
Het antwoord was snel gevonden en gelijk is ook gekeken naar de onderhoudscontracten van de overige apparatuur. Hierdoor werd tevens voor de overige apparatuur voorkomen dat er ‘uitval van machines’ optreedt.

Door steeds de vraag te stellen “Waarom?” komt je steeds dichterbij de werkelijk oorzaak van het probleem. Vanuit de praktijk is gebleken dat na gemiddeld 5X de ‘waarom’ vraag te stellen, de oorzaak is gevonden. Heb je er minder dan 5 kan het zijn dat een symptoom wordt opgelost of je hebt natuurlijk al snel de werkelijke oorzaak gevonden. Heb je er meer dan 5, dan is het probleem te groot en kan opgedeeld worden in deelproblemen.

De stappen voor een goede analyse zijn:
• Start met het probleem waar je het ‘Waarom’ op wilt weten.
• Probeer niet te raden, maar verzamel bewijzen.
• Ga kijken op de plaats waar het probleem zit.
• Heb je meerdere antwoorden op een ‘Waarom’, ga dan op elk antwoord door met de ‘Waarom’ vragen.
• Gebruik korte en simpele antwoorden.
• Wees zo duidelijk mogelijk en vermijd als: misschien, verkeerd, kan etc.
• Stop niet eerder totdat je geen ‘Waarom’ meer kunt stellen.
• Zorg dat de maatregel die je getroffen hebt, geborgd is in systemen.
• Als het probleem weer terug keert, weer opnieuw de 5X Waarom starten.

Een uitgebreid formulier voor deze techniek is niet nodig. Een A3 ophangen met daarop twee kolommen van 6 rijen, met daarboven de probleemstelling dat zo scherp mogelijk is omschreven is genoeg.

5 times why

Ook Post-it briefjes op een vel of white board werken bij deze methode goed.

Peter Ruiter

Voorbeeld_5X_waarom

Cadansinterim

Cadansinterim

Cadansinterim is opgericht door Peter Ruiter en biedt als interim manager oplossingen voor voedingsmiddelen producenten.