Continu verbeteren: Visgraatdiagram

feb 23, 2017 | Bakkerswereld | 0 Reacties

Als je met je organisatie werkt aan continu verbeteren zijn de eerste stappen om te beginnen kleine projecten of problemen. Overzichtelijk, ervaring opdoen en vooral successen vieren met het team. Naar mate het zelfvertrouwen van het team groeit, ontstaat ook de behoefte om een groter probleem aan te pakken.
Grotere problemen zijn vrijwel altijd op te splitsen in kleinere deel problemen. Om de complexiteit van een groter probleem te kunnen ontrafelen, is het visgraatdiagram een nuttig hulpmiddel. Deze methode werd ontwikkeld door Kaoru Ishikawa die destijds werkzaam was bij Kawasaki Heavy Industries in Japan.
Visgraatdiagram

Met behulp van het visgraatdiagram kan het verband tussen de oorzaak van een probleem en het gevolg ervan, in kaart worden gebracht. De visgraat structuur van het diagram biedt de mogelijkheid om de verschillende oorzaken te structureren in vier groepen:
• MENS OF MANKRACHT: gaat over de menselijke invloeden in het proces. Wordt het probleem wel goed begrepen? Is er wel goede communicatie? Zijn de betrokkenen wel ervaren genoeg en goed genoeg opgeleid?
• METHODE: gaat over de voorgeschreven instructies en handelingen in het proces. Hoe zijn de instructies opgesteld en worden ze ook nageleefd? Wordt apparatuur op de juiste wijze gebruikt?
• MACHINE: gaat over de machines, middelen en computer die in het proces worden gebruikt. Worden de juiste machines, gereedschap en software gebruikt? Kunnen deze hulpmiddelen zelf oorzaak zijn van een probleem?
• MATERIAAL: gaat over alles wat bewerkt/verwerkt moet worden. Wat is de kwaliteit van grondstoffen en eindproducten?

Een voorbeeld kan zijn: de moeizame samenwerking tussen bakkerij en winkel. Hierbij spelen alle vier de groepen een rol.

Om de methode te laten slagen zijn er vier stappen die doorlopen moeten worden:
1. Probleemomschrijving (gevolg): omschrijf het probleem op een eenvoudige manier in een paar woorden en vermeldt deze in het rechter vak op de centrale as.
2. Oorzaken: zijn dit de groepen oorzaken die het team benoemd wil hebben? Tijdens de brainstorm kan blijken dat er meer of andere groepen nodig zijn. Mogelijke aanvullingen kunnen zijn: Management, Markt, Milieu, Meetmethode, Organisatie of Omgeving.
3. Oorzaakinventarisatie: tijdens de brainstormsessie met het team alle mogelijke oorzaken achterhalen die het probleem veroorzaken, waarbij alles geroepen mag worden. Ook kan het voorkomen dat een oorzaak nog deeloorzaken heeft, verwerk ook die in het diagram. Wat de werkwijze vereenvoudigd is het werken met post-its.
4. Evaluatie: wat zijn de belangrijkste prioriteiten die het probleem veroorzaken? Ga dan op die specifieke problemen verbeterprojecten uitvoeren.

Met het eerder genoemde probleem tussen winkel en bakkerij zouden als voorbeeld de volgende oorzaken benoemd kunnen worden:
• MENS: onvriendelijk tegen collega’s, meningsverschillen, ongemotiveerd, te weinig kennis, leiding vaak niet aanwezig of onervaren.
• METHODE: geen éénduidige afspraken, bestellingen worden niet of te laat doorgegeven, te weinig beschreven, niet aan afspraken houden of spullen worden vuil teruggegeven
• MACHINE: te weinig karren, geen goede verpakkingen, te weinig gereedschap, kassasysteem loopt vast, spullen kapot.
• MATERIAAL: product te kwetsbaar, kwaliteit onvoldoende of producten te laat leveren.

Met elkaar breng je zo de oorzaken in kaart en kun je keuzes in de problemen die je het eerst wilt aanpakken. Om ook stappen voorwaarts te blijven zetten, kies voor de eenvoudige oplossingen, niet de perfecte!

Peter Ruiter

Voorbeeld_visgraatdiagram

Cadansinterim

Cadansinterim

Cadansinterim is opgericht door Peter Ruiter en biedt als interim manager oplossingen voor voedingsmiddelen producenten.